Plantilla Excel de Ingresos y Gastos para Autónomos (Gratis)
Registra tus ingresos y gastos como autónomo y la plantilla calcula el resultado del periodo automáticamente.
Actualizado: septiembre de 2026 · Autor: Alejandro. Plantilla gratuita para descargar y personalizar.
Llevar el control de ingresos y gastos como autónomo en Excel es la forma más rápida de saber, mes a mes, si tu actividad es rentable, cuánto IVA tienes pendiente de liquidar y qué retención de IRPF te han practicado tus clientes. Esta plantilla de ingresos y gastos para autónomos en Excel organiza toda esa información en tres hojas conectadas: Ingresos, Gastos y Resumen, sin fórmulas ocultas ni macros que tengas que entender de memoria.
El objetivo no es sustituir tu contabilidad oficial ni tus obligaciones con Hacienda, sino darte una plantilla de ingresos y gastos para autónomos en Excel que puedas rellenar tú mismo cada vez que emitas una factura o recibas un gasto, y que luego lleves (o envíes) a tu asesor para que revise las cifras y presente los modelos que correspondan.
Para qué sirve y para quién es
Esta plantilla está pensada para autónomos, freelancers y pequeños negocios que facturan a otras empresas o a particulares y necesitan un registro ordenado de lo que cobran y lo que gastan. Sirve tanto si estás dado de alta en estimación directa simplificada como si trabajas en módulos, aunque en este segundo caso el peso del registro de ingresos y gastos es menor a efectos fiscales.
Con ella puedes controlar de un vistazo cuánto has facturado en el año, cuánto IVA repercutido llevas acumulado, cuánta retención de IRPF te han aplicado tus clientes, cuánto IVA soportado puedes deducirte de tus gastos y cuál es tu resultado neto antes de impuestos. Es un cuaderno de bordo, no una declaración.
Qué NO hace esta plantilla
La plantilla no presenta modelos ante la Agencia Tributaria, no calcula pagos fraccionados de IRPF (modelo 130), no decide si un gasto concreto es deducible y no sustituye el software de facturación electrónica obligatorio en determinados casos. Para todo eso necesitas a tu asesor fiscal o gestoría, que es quien conoce tu situación completa.
Cómo usar la plantilla paso a paso
El manejo es directo porque cada hoja tiene una función clara. Sigue este orden la primera vez que la abras:
- Abre la hoja Ingresos y registra cada factura emitida: fecha, número de factura, cliente, base imponible, tipo de IVA aplicado, tipo de retención de IRPF (si procede) y el estado de cobro (cobrada o pendiente).
- Ve a la hoja Gastos y anota cada factura recibida de proveedores: fecha, concepto, proveedor, base imponible y el IVA soportado que vas a deducirte. Conserva siempre el justificante en papel o PDF; la plantilla no sustituye ese archivo.
- Revisa que las columnas de totales con IVA se calculan solas: escribe únicamente en las celdas de datos de entrada (fecha, importes, tipos), nunca en las celdas con fórmula.
- Abre la hoja Resumen para ver el acumulado del trimestre y del año: ingresos totales, gastos totales, IVA repercutido, IVA soportado y resultado antes de impuestos.
- Al cerrar cada trimestre, exporta o imprime el Resumen y llévalo a tu asesor junto con las facturas, para que confirme las cifras y presente los modelos que correspondan (303, 130, etc.).
- Guarda una copia de la plantilla al cerrar cada trimestre o cada año, con el nombre y la fecha en el archivo, para tener un histórico ordenado y no perder datos por error.
Ingresos y gastos con su IVA y la retención de IRPF
La hoja de Ingresos separa con claridad tres conceptos que muchos autónomos mezclan: la base imponible (lo que factura tu trabajo), el IVA repercutido (el que cobras a tu cliente y no es tuyo, es de Hacienda) y la retención de IRPF (el adelanto de tu IRPF que el cliente ingresa directamente a Hacienda en tu nombre). El total que realmente entra en tu cuenta es la base más el IVA menos la retención.
En la hoja de Gastos ocurre algo parecido, pero al revés: registras la base imponible del gasto y el IVA soportado, que es el que podrás restar del IVA repercutido cuando liquides el trimestre. No todo el IVA de tus facturas de gasto es deducible al 100%, sobre todo en vehículos, combustible o gastos mixtos particular-profesional; ese matiz debe confirmarlo tu asesor.
El resultado y el IVA a liquidar por trimestre
La hoja Resumen cruza los datos de las otras dos hojas y te da dos cifras clave cada trimestre: el resultado de la actividad (ingresos menos gastos, antes de impuestos) y la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado, que es orientativamente lo que tocaría ingresar o, si sale negativo, lo que quedaría a compensar en el modelo 303.
Ejemplo de cómo se ve un trimestre
| Concepto | Importe orientativo |
|---|---|
| IVA repercutido (ingresos) | 1.050 € |
| IVA soportado (gastos) | 310 € |
| IVA a ingresar (modelo 303) | 740 € |
| Retenciones de IRPF soportadas | 480 € |
Estas cifras son un cálculo orientativo para que llegues a tu asesor con los números ya ordenados, no un borrador válido para presentar directamente. Si necesitas repasar cómo funcionan las fórmulas de IVA en Excel, te puede ayudar el artículo sobre cómo calcular el IVA en Excel.
Ventajas frente a llevarlo en papel
Frente a una libreta o una carpeta de facturas sueltas, esta plantilla te da totales automáticos, evita errores de suma y te permite ordenar y filtrar por cliente, fecha o estado de cobro en segundos. Además, puedes aplicar un formato de moneda coherente en todas las columnas de importes para que no se te cuele un número mal escrito; si quieres dejarlo bien configurado, tienes la guía de formato de moneda en Excel.
También puedes usar formato condicional para resaltar en un color las facturas pendientes de cobro o los gastos sin justificante adjunto, algo imposible de automatizar sobre papel. Lo explicamos en el artículo de formato condicional en Excel.
Errores frecuentes (y por qué el modelo lo presenta tu asesor)
El error más habitual es olvidar registrar gastos pequeños (peajes, aparcamiento, material de oficina) porque parecen poco importantes; sumados en un trimestre pueden suponer una cantidad relevante de IVA deducible que pierdes. El segundo error típico es mezclar el estado de cobro con el de facturación: una factura emitida no es dinero cobrado, y eso descuadra tu previsión de tesorería si no separas bien las columnas.
Otro fallo frecuente es aplicar un tipo de retención o de IVA incorrecto porque se copia de una factura anterior sin revisar si cambia la normativa o el tipo de operación. Y el último, quizá el más importante: dar por bueno el resultado de la hoja de cálculo como si fuera la liquidación oficial.
Cómo funciona por dentro
Tres hojas: Ingresos (facturas emitidas, con IVA, retención y estado de cobro), Gastos (facturas recibidas, con el IVA que te deduces) y Resumen (los cuatro trimestres, el gasto por categoría y lo pendiente de cobro). El trimestre se asigna solo por la fecha.
Preguntas habituales
¿Esta plantilla sirve para presentar el modelo 303 o el 130?
¿Puedo usarla si estoy en régimen de módulos?
¿Qué pasa si un cliente no me practica retención?
¿Tengo que meter el IVA de todos mis gastos?
¿La plantilla calcula automáticamente lo que tengo que pagar de IVA?
¿Sirve para llevar la contabilidad de una empresa (SL)?
¿Puedo añadir más columnas o categorías de gasto?
¿Necesito guardar las facturas en papel si ya están en la plantilla?
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