Cuando preparas un informe, una factura o cualquier documento que vas a imprimir o a compartir en PDF, el encabezado y pie de página en Excel es lo que le da ese aspecto profesional que distingue un archivo cuidado de una hoja de cálculo improvisada. Ahí es donde colocas el logo de la empresa, el número de página, la fecha de impresión o el nombre del informe, sin que ocupe espacio dentro de la propia tabla de datos.

El problema es que Excel esconde esta función en un par de sitios distintos según la versión y el modo de vista en el que estés, y las opciones (secciones izquierda, centro y derecha, códigos automáticos, imágenes, páginas pares e impares) no siempre son intuitivas a la primera. En esta guía vas a ver, paso a paso, dónde está el encabezado y pie de página, cómo rellenar sus tres secciones, cómo insertar campos dinámicos como el número de página, la fecha y hora, el nombre del archivo o su ruta completa, cómo meter un logo y ajustar su tamaño, y la diferencia (muy importante y muy confundida) entre el encabezado y la opción de repetir filas de título al imprimir.

Al final también verás cómo se hace lo mismo en Google Sheets, que tiene un cuadro de diálogo distinto y bastantes más limitaciones que Excel de escritorio.

Dónde está el encabezado y pie de página en Excel

Excel te deja llegar al encabezado y pie de página por dos caminos distintos, y conviene conocer los dos porque cada uno te lleva a una vista diferente de la hoja.

Opción 1: desde la pestaña Insertar

Es la ruta más directa. Ve a Insertar → Encabezado y pie de página (dentro del grupo Texto). En cuanto haces clic, Excel cambia automáticamente la hoja a la vista Diseño de página y te sitúa el cursor listo para escribir en la sección central del encabezado.

Opción 2: desde la vista Diseño de página

También puedes ir directamente a Vista → Diseño de página (o hacer clic en el icono correspondiente en la barra de estado, abajo a la derecha). En esta vista se ve la hoja tal y como quedará impresa, con los márgenes, los saltos de página y las zonas de encabezado y pie ya visibles arriba y abajo de cada hoja.

1. Haz clic en la pestaña Insertar.
2. Dentro del grupo Texto, pulsa en Encabezado y pie de página.
3. Excel cambia a la vista Diseño de página y aparece la ficha contextual Herramientas para encabezado y pie de página → Diseño.
4. Haz clic en la sección del encabezado (o del pie, desplazándote hacia abajo) donde quieras escribir.

Las tres secciones: izquierda, centro y derecha

Tanto el encabezado como el pie de página se dividen siempre en tres cuadros de texto independientes: sección izquierda, sección central y sección derecha. Puedes escribir contenido distinto en cada una, combinar texto normal con campos automáticos, y hasta usar solo una o dos de las tres.

No hay una regla obligatoria, pero sí una convención muy extendida que conviene seguir para que el documento se lea bien de un vistazo:

Para moverte entre secciones basta con hacer clic con el ratón dentro de la zona que quieras editar, o usar la tecla Tab para saltar a la siguiente. Cada sección admite varias líneas de texto si pulsas Intro dentro de ella.

Insertar el número de página y el total de páginas

Este es probablemente el uso más frecuente del pie de página: mostrar algo como «Página 1 de 5» para que quien lea el documento impreso sepa cuántas hojas tiene y en cuál va.

1. Haz clic en la sección donde quieras el número (normalmente el pie de página, centro).
2. Escribe el texto fijo si lo quieres, por ejemplo «Página «.
3. En la ficha Diseño de las herramientas de encabezado y pie, pulsa el botón Número de página.
4. Escribe » de » y pulsa el botón Número de páginas para añadir el total.

Excel no inserta un número fijo: mete un código de campo que se recalcula solo. Estos son los códigos más usados y lo que hace cada uno:

Añadir la fecha y la hora automáticas

Para dejar constancia de cuándo se imprimió o se generó el documento, usa los botones Fecha actual y Hora actual de la ficha Diseño, que insertan los códigos &[Fecha] y &[Hora].

Es importante entender que esta fecha no es fija: se recalcula cada vez que imprimes o generas una vista previa, tomando la fecha del sistema en ese momento. Si necesitas una fecha que se quede grabada en el propio contenido de la hoja (por ejemplo, para calcular vencimientos o antigüedad), esa es otra función distinta: la de la hoja de cálculo, con la función HOY y AHORA en Excel, que sí escribe un valor en una celda y puede usarse en fórmulas.

Mostrar el nombre del archivo y el nombre de la hoja

Cuando trabajas con varias versiones de un mismo informe o con un libro que tiene muchas pestañas, ayuda muchísimo que el propio papel impreso indique de qué archivo y de qué hoja viene.

El botón Nombre de archivo inserta el código &[Archivo], que muestra el nombre del libro tal cual está guardado (incluida la extensión .xlsx). El botón Nombre de hoja inserta &[Pestaña], que muestra el nombre de la pestaña activa, así que si copias el mismo encabezado a otra hoja, el texto se actualiza solo con el nombre correspondiente.

Una combinación muy práctica en el pie de página es escribir algo como «Archivo: » seguido del código de archivo, y en la sección de al lado «Hoja: » seguido del código de pestaña, de forma que cualquier persona que reciba el documento impreso sepa exactamente de dónde salió.

Insertar la ruta completa del archivo

El botón Ruta de acceso al archivo añade el código &[Ruta de acceso], que muestra la carpeta completa donde está guardado el libro, por ejemplo C:\Usuarios\Alejandro\Documentos\Informes\. Se suele combinar con &[Archivo] (el nombre del libro) para tener la referencia completa en una sola línea.

Esta opción es muy útil en entornos de oficina donde varios archivos similares se guardan en distintas carpetas de red, porque permite localizar el origen exacto de un documento impreso sin tener que preguntar a nadie.

Añadir un logo o una imagen en el encabezado

Para que un informe tenga aspecto corporativo, lo habitual es poner el logo de la empresa en la sección izquierda o derecha del encabezado.

1. Haz clic en la sección del encabezado donde quieras el logo.
2. En la ficha Diseño, pulsa el botón Imagen.
3. Elige el archivo de imagen desde tu equipo, OneDrive o una búsqueda en línea.
4. Verás que en la sección aparece el código &[Imagen]; haz clic fuera del encabezado (por ejemplo, en cualquier celda de la hoja) para que la imagen se muestre en pantalla.

Ajustar el tamaño de la imagen del encabezado

Si el logo se ve demasiado grande o deforma el encabezado, vuelve a hacer clic en esa sección y pulsa el botón Formato de imagen (el icono con forma de fotografía), justo al lado del botón de insertar imagen. Se abre un cuadro con pestañas de Tamaño, donde puedes ajustar alto y ancho en centímetros, o activar Bloquear relación de aspecto para que no se deforme al cambiar solo uno de los dos valores.

Encabezado distinto en la primera página, o en páginas pares e impares

A veces interesa que la primera página de un informe (la portada) no lleve el mismo encabezado que el resto, o que un documento pensado para encuadernarse a doble cara tenga el logo a la derecha en las páginas pares y a la izquierda en las impares.

Estas opciones están en la ficha Diseño, grupo Opciones, mientras editas el encabezado, y también en el cuadro de diálogo Configurar página, pestaña Encabezado y pie (se abre con la flecha pequeña de la esquina inferior derecha del grupo Configurar página, en la pestaña Diseño de página). En ambos sitios verás estas casillas:

1. Primera página diferente: activa esta casilla y aparecerán campos separados para el encabezado y pie de la página 1, distintos del resto.
2. Páginas pares e impares diferentes: activa esta casilla si quieres un diseño para las páginas pares y otro para las impares (típico en documentos que se van a imprimir a doble cara y encuadernar).

Repetir filas de título en cada página impresa (Imprimir títulos)

Aquí es donde más gente se confunde: el encabezado de página y la opción de repetir filas de título son dos cosas completamente distintas, aunque ambas afectan a lo que sale impreso en cada hoja.

El encabezado vive en el margen superior de la página, fuera del área de la tabla, y solo admite texto y códigos (número de página, fecha, imágenes…). La opción Imprimir títulos, en cambio, repite filas o columnas reales de tu tabla de datos (por ejemplo, la fila con los nombres de las columnas) al principio de cada página impresa, como si esa fila formara parte del contenido de todas las páginas.

Para activar esta opción: ve a Diseño de página → Imprimir títulos, y en el cuadro que se abre, en el campo Repetir filas en extremo superior, selecciona la fila que contiene los encabezados de tus columnas (por ejemplo, la fila 1). Así, si tu tabla ocupa diez páginas, cada una de ellas empezará mostrando de nuevo los nombres de las columnas.

Esta función es imprescindible en tablas largas que se combinan con filas o columnas inmovilizadas en pantalla; de hecho conviene revisar también cómo inmovilizar filas y columnas en Excel, porque una cosa es fijar la vista mientras trabajas en pantalla y otra distinta es que esas mismas filas se repitan al imprimir. Y si además quieres que toda la tabla quepa en una sola hoja al imprimir, te interesa cómo imprimir en Excel en una sola hoja.

Márgenes y alinear el encabezado con los márgenes

El encabezado y el pie de página se colocan dentro de los márgenes superior e inferior de la hoja, así que si los márgenes son muy estrechos, el texto puede solaparse con la primera o última fila de datos al imprimir.

Para revisar y ajustar esto, entra en Diseño de página → Márgenes → Márgenes personalizados. En la pestaña Márgenes del cuadro Configurar página verás dos valores específicos: Encabezado y Pie de página, que controlan a qué distancia del borde del papel empieza el texto del encabezado o del pie, de forma independiente a los márgenes superior e inferior del contenido.

En esa misma pestaña, abajo, está la opción Centrar en la página (Horizontalmente y Verticalmente), que centra la tabla de datos dentro de la página. La casilla Alinear con los márgenes de página está en la pestaña Encabezado y pie y hace que el encabezado y el pie respeten los márgenes izquierdo y derecho. Aun así, es un ajuste que conviene revisar a la vez que el encabezado, porque un documento bien centrado y con márgenes coherentes es lo que hace que el informe final se vea ordenado. Si además el informe incluye cifras, revisa que estén con el formato de moneda en Excel correcto y que la tabla tenga formato de tabla en Excel aplicado antes de imprimir: un encabezado cuidado pierde su efecto si el resto de la hoja se ve desordenado.

Cómo quitar el encabezado y pie de página

Si has heredado una plantilla con un encabezado que ya no necesitas, o simplemente quieres dejarlo en blanco, hay dos formas de eliminarlo.

1. Borrar el contenido manualmente: entra en Insertar → Encabezado y pie de página, haz clic en cada sección que quieras vaciar, selecciona todo el texto o el código y pulsa Suprimir.
2. Quitar por completo la vista de encabezado/pie: ve a Diseño de página → Configurar página (la flecha de la esquina), pestaña Encabezado y pie, y en los desplegables superiores selecciona la opción (ninguno) tanto para el encabezado como para el pie predefinidos.

Ten en cuenta que volver a la vista Normal no elimina el encabezado: solo deja de mostrarlo en pantalla mientras trabajas, pero seguirá apareciendo al imprimir o exportar a PDF si no lo has borrado de verdad.

Encabezado y pie de página en Google Sheets

Google Sheets no tiene una cinta con botones de Insertar como Excel: el encabezado y pie de página se configura desde el menú de impresión, y las opciones son bastante más limitadas.

1. Ve a Archivo → Imprimir (o pulsa Ctrl+P).
2. En el panel derecho de configuración de impresión, busca el apartado Encabezados y pies de página y despliégalo.
3. Marca las casillas que quieras activar: Título de hoja de cálculo, Nombre de la hoja, Números de página actual y Fecha y Hora.
4. Pulsa Editar personalizados si quieres escribir texto propio en las secciones izquierda, central y derecha.

Como ves, Google Sheets cubre lo básico (título, nombre de hoja, número de página, fecha y hora) pero no permite insertar una imagen dentro del propio encabezado ni tiene la variedad de códigos automáticos de Excel. Si necesitas un control fino sobre el diseño de impresión, con logo incluido, Excel de escritorio sigue siendo la opción más completa.

Lo que más se pregunta

En pocas palabras

El encabezado y pie de página en Excel es una de esas funciones pequeñas que marcan la diferencia entre un documento que parece hecho a medias y uno que se ve cuidado desde la primera hoja hasta la última. Con las tres secciones, los códigos automáticos de página, fecha y archivo, y la posibilidad de meter un logo, tienes todo lo necesario para dar un acabado profesional a cualquier informe que vayas a imprimir o exportar a PDF.

Recuerda la distinción clave: el encabezado vive en el margen de la página y admite texto y códigos, mientras que repetir filas de título repite contenido real de tu tabla. Combinando bien ambas herramientas, junto con unos márgenes y un formato de tabla cuidados, conseguirás que tus hojas de cálculo impresas se lean tan bien como se ven en pantalla.

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