Esta plantilla Excel de calculadora de catering para eventos responde a la pregunta que nos hacemos todos antes de una fiesta: ¿cuánta comida y bebida tengo que comprar? Introduces el número de invitados, las horas y el tipo de evento, y el archivo calcula las cantidades por producto, los envases que debes comprar, el coste total y el coste por invitado. Sirve para cumpleaños, comuniones, bodas pequeñas, cenas de empresa, barbacoas o cualquier celebración.

El libro tiene cuatro hojas: Panel con 6 KPIs, reparto por categoría y dos gráficos; Productos con 16 productos de ejemplo y 40 filas preparadas; Evento con los datos de la fiesta y los factores por tipo de celebración; e Instrucciones. Todo está calculado con fórmulas y se actualiza solo al cambiar un dato.

Para qué sirve una calculadora de comida y bebida

Organizar un evento sin números lleva a dos errores clásicos: quedarse corto (se acaba la cerveza a mitad de fiesta) o pasarse de largo (tres tartas sobrando y el presupuesto en rojo). Esta plantilla te da una estimación razonada basada en cuánto consume cada persona, cuánto dura el evento y cuántos envases trae cada producto.

Es útil para quien organiza una fiesta en casa o en un local, para asociaciones y AMPAS, para equipos que preparan una cena de empresa o para quien contrata un catering y quiere comprobar si las cantidades que le proponen son coherentes. Si además necesitas controlar lo demás, combínala con la checklist de evento y con el presupuesto de cumpleaños.

Cómo calcular tu evento en 7 pasos

Las celdas con fondo crema y texto azul son para rellenar; las verdes se calculan solas y están protegidas (sin contraseña: puedes desbloquear la hoja desde Revisar si quieres tocar una fórmula).

1. Abre la hoja Evento y escribe el nombre, elige el tipo de evento en el desplegable de C6 y anota la fecha.
2. Rellena C8 (adultos), C9 (niños) y C10 (cuánto cuenta un niño respecto a un adulto; 0,5 por defecto). La plantilla calcula en C15 las personas equivalentes y en C16 el total de invitados.
3. Indica la duración en horas en C11, el margen de seguridad en C12 (10 % de partida) y tu presupuesto máximo en C13.
4. Revisa la tabla de factores por tipo de evento (B22:D31): 1,00 es consumo normal; sube o baja el factor de bebida y de comida según cómo sea tu grupo.
5. Ve a Productos y, desde la fila 7, escribe cada producto, su categoría (Bebida, Comida, Postre u Otros) y el consumo por persona en copas, latas, raciones o unidades.
6. Marca si el consumo es por hora (típico de la bebida), si lo toman todos o solo adultos, el % de invitados que lo toma, las porciones por envase y el precio del envase.
7. Lee el resultado en las columnas verdes (envases a comprar, coste, coste por invitado y sobrante) y termina en Panel para ver el total, el margen sobre presupuesto y los gráficos.

Cómo se calcula cada columna

Estas son las fórmulas clave de la hoja Productos. Si quieres entender mejor sus piezas, repasa la función SI y las referencias absolutas y relativas, que son la base de este archivo.

Las personas base son los adultos si el producto es «Solo adultos», o las personas equivalentes (adultos + niños × factor) si lo toman todos. El factor de bebida o de comida se elige automáticamente según la categoría del producto.

Ejemplo con números: cumpleaños para 48 invitados

El archivo viene con un cumpleaños de 5 horas: 40 adultos y 8 niños (44 personas equivalentes), margen del 10 % y un presupuesto de 1.000 €. Con 16 productos de ejemplo, el resultado es este:

Mira un producto: la cerveza la toma el 70 % de los adultos, a 0,6 botellines por persona y hora durante 5 horas. Son 40 × 0,70 × 0,6 × 5 × 1,0 × 1,10 = 92,4 botellines, es decir, 4 cajas de 24 (86 €) y un sobrante de 3,6 unidades. El Panel marca 74 € de margen sobre el presupuesto y el estado «Dentro de presupuesto».

Cantidades orientativas de partida

Si no sabes por dónde empezar, estos valores de la plantilla son una referencia razonable para un evento de varias horas con adultos. No son datos oficiales: cámbialos libremente en las celdas crema.

Errores frecuentes al calcular un catering

1. No distinguir adultos y niños: si cuentas a todos igual, compras alcohol de más o comida de menos. Usa «Solo adultos» y el factor de niño.
2. Olvidar las horas: la bebida crece con la duración del evento, la comida no. Marca bien «¿Por hora?».
3. Confundir porciones con envases: una botella de vino no son 5 botellas, son unas 5 copas. Rellena «Porciones por envase» con cuidado.
4. Ignorar el margen de seguridad: con 0 % cualquier invitado extra deja a alguien sin comida. Un 10 % suele bastar.
5. No contar los extras: hielo, vasos, servilletas, pan y café se olvidan y cuestan dinero. Añádelos en la categoría «Otros» o «Postre».

Cómo personalizarla para tu evento

La plantilla admite hasta 40 productos y 10 tipos de evento. Algunas ideas para sacarle más partido:

1. Crea tus propios tipos de evento en B22:D31 (por ejemplo «Bautizo» o «Fiesta infantil») con su factor de bebida y de comida; aparecerán en el desplegable de Evento.
2. Duplica el archivo y guarda una copia por evento, o compara dos escenarios cambiando solo el número de adultos y mirando el Panel.
3. Usa la validación de datos para añadir nuevas categorías si necesitas desglosar más (por ejemplo «Vajilla» o «Decoración»).
4. Si pides presupuestos a varios proveedores, anota cada precio por envase y compara el coste por invitado del Panel.

Y si quieres sumar costes por categoría en tus propias tablas, la función SUMAR.SI es justo la que usa el Panel.

Ventajas frente a calcularlo a mano

En papel, cada cambio obliga a rehacer todas las cuentas. Con la plantilla, si suben dos invitados o decides alargar la fiesta una hora, el Excel recalcula envases, coste y presupuesto al instante. Además, el sobrante estimado te avisa de dónde estás comprando de más y el estado del Panel te dice si te pasas del presupuesto antes de ir al supermercado.

Qué incluye el archivo

El archivo se compone de cuatro hojas. «Evento» recoge invitados, horas, margen y presupuesto, y calcula personas equivalentes y factores por tipo con BUSCARV. «Productos» tiene 40 filas con consumo por persona, porciones por envase y precio; sus fórmulas calculan las porciones necesarias, los envases con REDONDEAR.MAS, el coste, el coste por invitado y el sobrante. «Panel» resume con SUMAR.SI y K.ESIMO.MAYOR el coste por categoría y el Top 5 de productos, con 6 KPIs, un gráfico circular y uno de barras. «Instrucciones» explica el uso paso a paso.

Preguntas frecuentes

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