Actualizado: octubre de 2026 · Autor: Alejandro. Plantilla gratuita para descargar y personalizar.

Esta plantilla Excel de gastos de comunidad de vecinos sirve para llevar las cuentas de un edificio sin depender de papeles ni de un cuaderno: reparte el presupuesto anual entre las viviendas según su coeficiente, controla qué ha pagado cada vecino mes a mes, registra las facturas por partida y te dice cuánto dinero queda en la cuenta. Es gratis, funciona en Excel y en LibreOffice y no usa macros.

El archivo tiene 5 hojas: «Panel» con parámetros, ocho KPI, tabla de partidas, tesorería mensual, las cinco mayores deudas y dos gráficos de barras; «Vecinos» con 40 filas preparadas; «Cobros» con una columna por mes; «Gastos» con 50 filas para facturas; e «Instrucciones». Incluye una comunidad ficticia de 12 viviendas ya rellenada para que veas cómo funciona antes de poner tus datos.

Para quién es y qué problema resuelve

Llevar las cuentas de una comunidad de propietarios suele recaer en el presidente, en un vecino voluntario o en un administrador que envía un resumen al año. El resultado habitual es que nadie sabe con certeza cuánto se ha cobrado, cuánto se debe y cuánto queda en tesorería hasta que llega la junta ordinaria. Esta plantilla pone esas tres respuestas en el «Panel» y las actualiza cada vez que anotas un cobro o una factura.

Encaja en comunidades pequeñas y medianas (hasta 40 viviendas o locales) y también como apoyo si ya tienes administrador y quieres comprobar sus números. Frente al papel, la cuota de cada vecino sale sola a partir del coeficiente, la deuda se calcula sin sumar a mano y el estado de cada vivienda cambia de color en cuanto anotas el pago.

Qué hojas tiene el archivo y qué rellenas en cada una

Las celdas con fondo crema y texto azul son las que escribes tú; las de texto verde se calculan solas. Las hojas están protegidas sin contraseña.

En «Vecinos» y en «Gastos» hay validación de datos: el coeficiente solo admite valores entre 0 % y 100 %, la partida se elige de una lista que sale del Panel y el estado solo puede ser Pagado o Pendiente. Más detalles en la guía de validación de datos.

Cómo llevar las cuentas del año, paso a paso

1. En «Panel» rellena los parámetros de las celdas C6 a C14: año, mes de corte de los cobros, porcentaje de fondo de reserva, datos de la derrama (concepto, importe, número de cuotas y mes de la primera), criterio de morosidad y saldo de tesorería a 1 de enero.
2. En la tabla de partidas del Panel (filas 25 a 33) escribe el nombre y el presupuesto anual de cada partida: limpieza, ascensor, seguro, electricidad, agua, administración, jardinería, reparaciones y otros. La suma más el fondo de reserva aparece en C15 y es el importe que se reparte.
3. Abre «Vecinos» y escribe una fila por vivienda o local: vivienda, propietario/a y coeficiente. La celda D4 suma los coeficientes y muestra «Correcto» si dan el 100 %; si no, muestra «Revisa: deben sumar 100%» en rojo.
4. Cada mes, en «Cobros», escribe en la columna del mes el importe que ha ingresado cada vivienda. Acepta pagos parciales; deja la celda vacía si no ha pagado.
5. Mira la columna Estado de «Cobros» (U): Al corriente, Con retraso o Moroso. El «Mes de corte» del Panel (C7) decide hasta qué mes se calcula lo debido.
6. En «Gastos» anota cada factura: fecha, partida (lista desplegable), proveedor, concepto, importe y estado. Marca «Pendiente» las que aún no has pagado y cámbialas a «Pagado» cuando salgan de la cuenta.
7. Vuelve al «Panel»: los KPI, el estado de cada partida, la tesorería mes a mes y las cinco mayores deudas ya están actualizados. Revisa los dos gráficos antes de la junta.

Cómo se calculan cuotas, derrama y deuda

Las fórmulas están en las propias celdas y usan referencias absolutas hacia las celdas de parámetros del Panel (por ejemplo $C$15 o $C$7), para que no se desplacen al copiar la fila. Guía de apoyo: referencias absolutas. Así se escriben en Excel en español:

La cuota ordinaria es el presupuesto a repartir (C15) multiplicado por el coeficiente y dividido entre 12. La derrama se reparte con el mismo coeficiente y se divide en las cuotas mensuales que indiques; solo se cobra desde el mes de la primera cuota (C12) durante el número de cuotas de C11. La deuda no es más que lo debido hasta el mes de corte menos lo ingresado, y nunca baja de cero. Para sumar por criterio, mira la guía de SUMAR.SI.

Ejemplo con números: una comunidad de 12 viviendas

El archivo viene con un edificio ficticio de 12 viviendas (1ºA a 4ºC) cuyos coeficientes suman 100 %. El presupuesto ordinario de las nueve partidas es de 17.900 €; con un fondo de reserva del 5 % (parámetro de ejemplo, no una cifra oficial) se reparten 18.795 €, es decir, 1.566,25 € al mes. Hay además una derrama de 4.800 € en 4 cuotas de abril a julio. El mes de corte es septiembre.

A la vivienda 1ºA, con un coeficiente del 8,2 %, le corresponden 128,43 € al mes de cuota ordinaria y 393,60 € de derrama, es decir, 98,40 € al mes durante cuatro meses. Entre abril y julio paga 226,83 € al mes. Resultados del Panel con los datos de ejemplo:

Fíjate en julio: entran 2.550,50 € de cuotas pero se pagan 5.812,50 € porque la obra de la bajante (4.150 €) sale de la cuenta ese mes. El saldo acumulado baja a 2.066,70 €. La partida «Reparaciones y conservación» ha gastado 2.980,60 € frente a 2.200 € presupuestados (135,5 %), por eso aparece como «Excedida» y marca la alerta en sus tres facturas.

Morosos y retrasos: cómo decide la plantilla el estado de cada vivienda

El estado se calcula comparando la deuda pendiente con la cuota ordinaria mensual de esa vivienda. Si no debe nada, aparece Al corriente (verde). Si debe menos de N cuotas, Con retraso (ámbar). Si debe N cuotas o más, Moroso (rojo). El valor de N lo eliges en Panel C13 y en el ejemplo es 2. Es un criterio práctico de la plantilla, no un plazo legal.

En el ejemplo, 2ºB solo ha pagado de enero a mayo y debe 5,5 cuotas ordinarias; 4ºA no ha pagado agosto ni septiembre y llega justo al umbral de 2 cuotas; 1ºC debe septiembre y 3ºB pagó 40 € de menos en junio, ambos con retraso. La columna «Cuotas ordinarias adeudadas» (T) da esa referencia y el Panel ordena las cinco mayores deudas.

Errores frecuentes al llevar las cuentas de una comunidad

1. Coeficientes que no suman 100 %. Si una vivienda tiene mal el coeficiente, todas las cuotas salen descompensadas. Vigila la celda D4 de «Vecinos».
2. Mezclar el año. El Panel suma gastos por fecha dentro del año de C6. Si anotas una factura con otro año, entrará en la tabla de partidas pero no en la tesorería mensual.
3. Olvidar marcar las facturas pagadas. Una factura en estado «Pendiente» cuenta como gasto en su partida, pero no resta del saldo de tesorería hasta que la cambies a «Pagado».
4. Escribir lo que debía pagar en vez de lo que ha pagado. En «Cobros» se anota lo realmente ingresado; si un vecino paga la mitad, escribe la mitad.
5. Renombrar una partida con gastos ya registrados. Esos gastos conservan el nombre antiguo y dejan de sumar: vuelve a elegir la partida en esas filas.

Cómo adaptar la plantilla a tu comunidad

Para locales, garajes o trasteros con coeficiente propio, añádelos como una fila más en «Vecinos»: no hace falta tocar fórmulas. Si tu comunidad no tiene derrama, escribe 0 en el importe (C10) y las cuotas de derrama quedarán a cero.

El archivo gestiona una sola derrama a la vez. Los límites son 40 viviendas (filas 7 a 46) y 50 facturas (filas 7 a 56): para ampliarlos, desprotege la hoja (no lleva contraseña), copia la última fila hacia abajo y amplía los rangos de los totales y del Panel.

Los colores de estado y las barras de datos se controlan con formato condicional, por si quieres cambiar el umbral o los colores. Para el año siguiente, consulta las preguntas frecuentes.

Cómo funciona por dentro

El libro tiene cinco hojas. «Vecinos» calcula con REDONDEAR la cuota ordinaria y la de derrama de cada vivienda a partir de su coeficiente. «Cobros» compara lo ingresado en cada mes con lo debido hasta el mes de corte y asigna el estado con SI anidados. «Gastos» registra facturas y avisa con SUMAR.SI y BUSCARV cuando una partida supera su presupuesto. «Panel» resume todo con ocho KPI, SUMAR.SI.CONJUNTO por meses, un top 5 de deudas con K.ESIMO.MAYOR, INDICE y COINCIDIR, y dos gráficos. «Instrucciones» explica el uso.

Dudas rápidas

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