Actualizado: septiembre de 2026 · Autor: Alejandro. Plantilla gratuita para descargar y personalizar.

Hacer la maleta a última hora casi siempre acaba igual: algo se queda en casa, la mochila de cabina pesa más de la cuenta o descubres en el control de seguridad que llevas un bote de champú de 200 ml en el equipaje de mano. Una lista de equipaje en Excel resuelve estos tres problemas a la vez, porque no es solo un listado de cosas que meter en la maleta: es una herramienta que controla el peso, te avisa de qué líquidos puedes llevar y organiza cada artículo según a dónde va.

Esta plantilla está pensada para que la rellenes una vez por viaje y la reutilices siempre: cambia el destino, los días y el tipo de maleta, y el resto del trabajo ya está hecho. Tiene tres hojas conectadas entre sí —Equipaje, Peso y control e Instrucciones— y en este artículo te explicamos para qué sirve cada una, cómo rellenarla paso a paso y qué detalles marcan la diferencia entre viajar tranquilo o pagar un suplemento por exceso de peso en el aeropuerto.

Para qué sirve y para quién es

La plantilla sirve para planificar el equipaje de cualquier viaje —de fin de semana, de una semana, de negocios o de varias semanas— controlando a la vez tres cosas que en una lista de papel se llevan por separado: qué llevas, cuánto pesa y dónde va cada artículo (mano, facturado o personal).

Es especialmente útil para quien vuela con aerolíneas de bajo coste, donde los límites de peso y tamaño se aplican con rigor y el exceso se paga caro en el mostrador o en la puerta de embarque. También para familias que preparan varias maletas a la vez, para quien viaja con frecuencia y quiere reutilizar la misma plantilla en cada ocasión, y para cualquiera que simplemente no quiera abrir la maleta en casa por segunda vez porque se ha dejado el cargador o la documentación.

Si viajas sin restricciones de peso —por ejemplo en coche— la plantilla sigue siendo útil solo como lista de artículos organizada por categorías, pero donde realmente marca la diferencia es cuando hay un límite de kilos que no te puedes saltar.

Cómo usar la plantilla paso a paso

El uso está pensado para completarse en unos minutos antes de cada viaje. Sigue este orden para aprovechar la conexión entre las tres hojas:

1. Abre primero la hoja Instrucciones y lee el criterio de cada columna: te ahorra dudas cuando empieces a rellenar la lista.
2. En la hoja Equipaje, escribe cada artículo en una fila: ropa, higiene, electrónica, documentación y lo específico del viaje.
3. Indica en la columna correspondiente el peso aproximado de cada artículo (en gramos o kilos, según el formato de la plantilla).
4. Marca en la columna dónde va si el artículo viaja en el equipaje de mano, en la maleta facturada o en el bolso o mochila personal.
5. Si el artículo es un líquido, gel o crema, revisa el aviso de líquidos de esa fila antes de decidir en qué maleta lo metes.
6. Pasa a la hoja Peso y control y comprueba el total acumulado frente al límite de tu aerolínea.
7. Si te pasas de peso, vuelve a la hoja Equipaje y decide qué mover del equipaje de mano al facturado, o qué artículo dejar en casa.
8. Marca cada artículo como empaquetado a medida que lo metes en la maleta, para no perder de vista lo que falta.

Controla el peso frente al límite de tu aerolínea

La hoja Peso y control es el corazón de la plantilla. Suma automáticamente el peso de todos los artículos marcados en cada tipo de equipaje —mano, facturado y personal— y lo compara con el límite que tú mismo introduces según tu aerolínea y tarifa. El resultado te dice de un vistazo si vas dentro de peso o si te has pasado, sin necesidad de sacar una báscula hasta el último momento.

Los límites varían muchísimo entre compañías, e incluso entre tarifas de la misma compañía, así que conviene comprobarlos siempre en la web de tu aerolínea antes de volar. Esta tabla te sirve como referencia orientativa para hacerte una idea del rango habitual:

Si quieres que la propia hoja te avise en rojo cuando te pases de peso sin tener que mirar el número, puedes aplicar reglas de formato condicional en Excel sobre la celda de total: por ejemplo, que se ponga roja si supera el límite y verde si está por debajo.

El aviso de líquidos (norma 100 ml) y equipaje de mano vs facturado

La normativa de seguridad aeroportuaria en vuelos internacionales limita los líquidos, geles, cremas, pastas y aerosoles que puedes llevar en el equipaje de mano a envases de 100 ml como máximo cada uno, todos ellos metidos en una única bolsa transparente resellable de hasta un litro. Esta norma es la causa número uno de retrasos y confiscaciones en el control de seguridad, y por eso la hoja Equipaje incluye un aviso específico de líquidos en cada artículo susceptible de estar afectado.

Cuando marcas un artículo como líquido, la plantilla te recuerda que debe cumplir el límite de 100 ml si viaja en cabina. Si el envase es mayor, la solución es sencilla: cambia su ubicación a equipaje facturado, donde no existe ese límite de volumen individual, y actualiza la columna correspondiente en la hoja Equipaje.

Para acelerar el rellenado y evitar errores al escribir «mano», «facturado» o «personal» de formas distintas cada vez, puedes convertir esa columna en una lista desplegable en Excel: eliges la opción con un clic y la plantilla mantiene los datos homogéneos para que los cálculos de la hoja Peso y control funcionen sin fallos.

Ventajas frente a una lista en papel

Una lista de equipaje escrita a mano en un papel o en las notas del móvil sirve para no olvidar cosas, pero ahí se acaban sus posibilidades. La versión en Excel aporta varias ventajas que se notan sobre todo cuando el viaje tiene alguna complicación de peso o de espacio:

1. Cálculo automático del peso total, sin sumar a mano ni adivinar si te pasas del límite.
2. Reutilizable en cada viaje: guarda una copia como plantilla base y solo actualizas los datos concretos.
3. Organización por ubicación (mano, facturado, personal) que en papel obliga a hacer listas separadas.
4. Aviso de líquidos integrado, algo que una lista en papel nunca te va a recordar en el momento justo.
5. Fácil de compartir con quien viaja contigo, para repartir qué lleva cada uno sin duplicar artículos.
6. Historial de viajes anteriores: si guardas las plantillas usadas, ves qué se te olvidó la última vez.

Qué no olvidar según el tipo de viaje

La lista base de la plantilla cubre lo genérico —ropa, higiene, documentación, electrónica—, pero cada tipo de viaje tiene sus propios imprescindibles que conviene añadir como filas adicionales en la hoja Equipaje.

Viaje de playa

Añade crema solar (recuerda el límite de 100 ml si va en cabina), bañador de repuesto, chanclas, una bolsa impermeable para el móvil y after sun. El peso suele concentrarse en toallas y calzado, así que revisa bien la hoja de peso si vuelas con equipaje de mano únicamente.

Viaje de esquí o montaña

Aquí el peso es el gran enemigo: botas, chaqueta técnica y guantes pesan mucho más de lo que parece. Si no llevas equipo propio de esquí o snowboard, valora facturarlo aparte o alquilarlo en destino para no comerte todo el límite de la maleta con ropa de abrigo.

Viaje de negocios

Prioriza documentación (tarjetas, contratos, portátil y su cargador), ropa que no se arrugue y un neceser reducido de líquidos para poder viajar solo con equipaje de mano y ganar tiempo en el aeropuerto.

Viaje con niños

Añade una fila por cada artículo específico: pañales, toallitas, algún juguete o tablet para el trayecto, medicación habitual y muda de repuesto en el equipaje de mano por si hay algún imprevisto durante el vuelo.

Cómo está hecha

Tres hojas: Equipaje (cada artículo con su peso, dónde va y el aviso de líquidos), y Peso y control (compara tu equipaje con los límites de tu aerolínea y el resumen por categoría).

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