Actualizado: septiembre de 2026 · Autor: Alejandro. Plantilla gratuita para descargar y personalizar.

Si compras habitualmente a los mismos proveedores, o simplemente quieres dejar por escrito qué has pedido, a qué precio y en qué condiciones, esta plantilla de orden de compra en Excel te ahorra tiempo y evita malentendidos. No es una guía teórica sobre compras: es un archivo listo para rellenar, con fórmulas que hacen el trabajo sucio por ti.

Dentro encontrarás dos hojas: Orden, donde metes los datos del proveedor, las líneas de artículos y ves cómo se calculan automáticamente la base imponible, el IVA y el total; e Instrucciones, con las indicaciones para adaptarla a tu negocio sin romper ninguna fórmula.

Qué es una orden de compra y para quién es esta plantilla

Una orden de compra (también llamada purchase order o PO) es el documento que una empresa o autónomo envía a un proveedor para formalizar la intención de comprar unos artículos o servicios concretos, a un precio y en unas condiciones ya acordadas. Se emite antes de que el proveedor prepare el envío, y sirve como referencia para ambas partes durante todo el proceso.

No es lo mismo que un pedido informal por teléfono o email: la orden de compra queda registrada, tiene un número, una fecha y unas líneas de artículo detalladas, lo que la convierte en un documento con valor probatorio si hay alguna discrepancia más adelante. Tampoco es un albarán (que certifica la entrega) ni una factura (que certifica el cobro); es el paso previo a ambos.

Esta plantilla está pensada para autónomos que compran material o mercancía con cierta regularidad, para pymes que quieren estandarizar su proceso de compras internamente, y para cualquier departamento de compras que necesite un control simple sin depender de un ERP.

Cómo usar la plantilla paso a paso

La plantilla está organizada para que no tengas que tocar ninguna fórmula: solo rellenas las celdas en blanco y el resto se calcula solo. Sigue este orden:

1. Completa los datos de tu empresa (nombre, NIF, dirección) en la cabecera de la hoja Orden.
2. Añade los datos del proveedor: razón social, NIF/CIF, contacto y dirección de envío.
3. Asigna un número de orden correlativo y la fecha de emisión; te ayudará a localizarla más adelante.
4. Rellena las líneas de artículos: código, descripción, cantidad y precio unitario. El importe de cada línea se calcula solo al multiplicar cantidad por precio.
5. Revisa la base imponible, que suma automáticamente todas las líneas.
6. Confirma el porcentaje de IVA aplicable (puedes usar una lista desplegable con los tipos habituales, ver cómo crear una lista desplegable en Excel) y comprueba que el total incluye base más IVA.
7. Guarda el archivo o expórtalo a PDF antes de enviarlo al proveedor, así evitas que alguien modifique las cifras por error.

Orden de compra vs albarán vs factura

Estos tres documentos se confunden a menudo porque aparecen seguidos en el mismo proceso de compra, pero cada uno tiene una función distinta:

En la práctica, una compra bien documentada genera los tres: primero la orden, después el albarán que confirma qué ha llegado, y por último la factura que cierra la operación. Comparar los tres documentos es la forma más rápida de detectar errores de cantidad o de precio.

Base, IVA y total: cómo se calcula

El bloque de totales de la plantilla sigue la lógica estándar de cualquier documento comercial en España:

Base imponible

Es la suma de todos los importes de línea (cantidad × precio unitario), antes de aplicar impuestos. Si tienes descuentos por artículo, réstalos antes de que la línea sume a la base.

IVA

Se calcula aplicando el porcentaje de IVA (21%, 10% o 4% según el artículo) sobre la base imponible. Si trabajas con proveedores que aplican tipos distintos en la misma orden, lo más práctico es desglosar por tipo o usar una columna de IVA por línea. Si tienes dudas con los tipos o los redondeos, este artículo sobre cómo calcular el IVA en Excel lo explica con ejemplos.

Total

El total de la orden es simplemente base imponible + cuota de IVA. Este es el importe que deberías ver reflejado después en el albarán (en unidades) y en la factura (en euros).

Ventajas de hacer tus órdenes de compra en Excel

Antes de plantearte un software de compras, vale la pena aprovechar lo que ya tienes instalado. Estas son las ventajas más claras de gestionar tus órdenes en Excel:

1. Coste cero: no necesitas contratar un software de compras para tener un proceso ordenado.
2. Cálculos sin errores: las fórmulas de base, IVA y total se recalculan solas cada vez que cambias una línea.
3. Historial propio: cada orden guardada como archivo (o como fila en un registro) te sirve de histórico de precios y proveedores.
4. Personalización total: añade tu logo, cambia colores o incorpora columnas (por ejemplo, plazo de entrega) sin depender de nadie.
5. Compatible con lo que ya usas: se abre en Excel, Google Sheets o LibreOffice, y se exporta a PDF en un clic.

Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

La mayoría de problemas con las órdenes de compra no vienen de la plantilla, sino de cómo se rellena. Estos son los fallos más habituales:

1. No numerar las órdenes: sin un número correlativo es imposible referenciarlas después en el albarán o la factura. Empieza siempre por un número y no lo repitas.
2. Confundir base con total: si negocias precios con el proveedor, aclara siempre si hablas de importe con IVA o sin IVA para evitar sorpresas.
3. Dejar campos de proveedor incompletos: sin NIF ni dirección de envío correcta, el proveedor puede facturar mal o enviar a un sitio equivocado.
4. Sobrescribir las fórmulas: si escribes un número a mano encima de una celda calculada, rompes el cálculo automático. Si te pasa, revisa la hoja Instrucciones o descarga de nuevo el archivo original.
5. No archivar la orden enviada: guarda una copia (o el PDF) de cada orden confirmada; te hará falta si hay una reclamación sobre cantidades o precios.
6. Aplicar un IVA incorrecto: revisa el tipo aplicable a cada artículo antes de dar la orden por buena, sobre todo si mezclas productos con tipos distintos.

Cómo funciona por dentro

Una hoja de Orden con los datos del proveedor, las líneas de artículos (con total calculado), la base, el IVA y el total, más una hoja de Instrucciones.

Preguntas habituales

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