Esta plantilla Excel de itinerario de crucero reúne en un solo archivo todo lo que necesitas para organizar tu viaje: puertos de escala, horas de llegada y salida, excursiones con su coste, comidas en tierra, gastos a bordo, el presupuesto total y un checklist de embarque. Sirve para un crucero de fin de semana o para una travesía de dos semanas, en pareja, en familia o con amigos.

El libro tiene cinco hojas visibles: Resumen con 6 KPIs, el presupuesto por categoría y dos gráficos; Itinerario con 40 filas preparadas; Gastos a bordo; Checklist e Instrucciones. Es una plantilla gratis, con datos de ejemplo ficticios (un Mediterráneo de 9 días) y fórmulas que puedes revisar y adaptar.

Qué resuelve un itinerario de crucero en Excel

Un crucero parece cómodo porque el hotel se mueve contigo, pero la planificación tiene trampas propias: cada escala dura pocas horas, el barco no espera, las excursiones se reservan con antelación y los cargos a bordo se acumulan sin que te des cuenta. Un itinerario en Excel pone todo eso en una misma pantalla y te dice cuánto tiempo tienes de verdad en cada puerto.

La plantilla está pensada para quien quiere controlar el presupuesto del crucero sin perder la visión del viaje: parejas que comparan escalas, familias que reparten el coste entre varias personas y grupos de amigos que necesitan saber cuánto va a costar cada día antes de reservar excursiones.

Tu crucero paso a paso en el archivo

Las celdas con fondo crema y texto azul son las que rellenas tú; las verdes se calculan solas y están protegidas (sin contraseña, por si quieres modificar alguna fórmula desde Revisar).

1. En Resumen, celdas C12:C20, escribe la ruta, la fecha de embarque, las personas, la tarifa y las tasas por persona, el seguro, los vuelos y traslados, tu presupuesto máximo y el margen de regreso a bordo en minutos.
2. Abre Itinerario y, desde la fila 7, anota una fila por día: puerto, número de día y tipo de día (Embarque, Puerto, Navegación o Desembarque) con el desplegable.
3. Rellena Llegada y Salida con las horas del programa de la naviera. Los días de navegación se dejan sin horas.
4. Lee las columnas verdes: fecha, día de la semana, horas en puerto y hora límite para estar a bordo. Las escalas de menos de 8 horas se pintan en ámbar.
5. Escribe la excursión de cada escala, su estado (Reservada, Por reservar o Por libre) y su precio por persona. El coste de grupo se multiplica por el número de personas.
6. Añade la comida en tierra por persona y el transporte local previsto (autobús, taxi o lanzadera del puerto).
7. Con el crucero en marcha, apunta cada cargo en Gastos a bordo: fecha, concepto, categoría, precio por unidad y unidades.
8. Antes de embarcar, trabaja el Checklist y cambia el estado de cada tarea. Termina en Resumen para ajustar el presupuesto de cada categoría hasta que cuadre con tu máximo.

Cómo calcula las horas en puerto y el coste de cada día

Casi todo son operaciones sencillas con fechas, horas y sumas. Si quieres entender cómo se trabaja con horas en Excel, repasa la guía de sumar y restar horas en Excel: es la base del cálculo de la columna de horas en puerto.

El resumen por categoría usa SUMAR.SI (en el archivo, SUMIF) para repartir los gastos a bordo entre bebidas, spa, wifi, fotos y el resto, y alimenta el gráfico circular de Resumen.

Ejemplo con números: 9 días por el Mediterráneo

El archivo viene con un crucero ficticio de 9 días y 8 noches para dos personas, con embarque en Barcelona el 13/06/2027. Pasa por Marsella, Génova, Livorno, Civitavecchia, Nápoles y Palma, con un día de navegación. Estas son las cifras que verás al abrirlo:

El coste por persona sale a 1.744,75 € y quedan 110,50 € respecto al máximo de 3.600 €. El único aviso rojo son las excursiones: te pasas 34 € porque Pompeya, Roma, Pisa y Aix-en-Provence suman más de lo previsto. Palma aparece en ámbar porque solo hay 6 horas en puerto, y Nápoles lleva la excursión «Por reservar», lo que deja el KPI de excursiones reservadas en 3 de 4.

Errores frecuentes al planificar un crucero

Estos son los fallos que más se repiten cuando se prepara un crucero sin un itinerario ordenado:

1. Ignorar las horas reales en tierra. Una escala de 9 a 15 horas no permite una excursión de seis horas con traslado largo. Mira la columna de horas en puerto antes de reservar.
2. Olvidar tasas, propinas y paquetes. La tarifa anunciada rara vez incluye todo; por eso hay celdas separadas para tasas y propinas, y una hoja entera de gastos a bordo.
3. Calcular por persona y olvidar el grupo. Una excursión de 58 € son 116 € para dos, 232 € para cuatro. La plantilla multiplica sola.
4. Dejar el checklist para la última semana. Documentación, seguro y reservas tienen plazos largos; la columna de días antes del embarque los ordena.
5. Escribir las fechas a mano. Si tecleas fechas en cada fila en lugar de dejar que se calculen desde la fecha de embarque, cualquier cambio de salida te obliga a corregirlas una a una.

Cómo personalizar el archivo

Aunque la plantilla funciona tal cual, hay varios ajustes que la adaptan a tu viaje:

1. Más días: el itinerario admite hasta 40 filas; basta con rellenar la siguiente fila vacía y sus fórmulas ya están puestas.
2. Más categorías de gasto: muestra la hoja oculta Listas (clic derecho sobre una pestaña, Mostrar) y cambia los nombres. El resumen de Resumen se actualiza al mismo tiempo.
3. Más personas: cambia la celda C14 de Resumen; excursiones, comidas, tarifa y tasas se recalculan.
4. Avisos propios: con el formato condicional puedes pintar en rojo las escalas con menos de 5 horas o las excursiones que superen cierto importe.
5. Listas desplegables: si añades estados nuevos, repasa la guía de validación de datos para ampliar el rango.

Ventajas frente a la app de la naviera y al papel

La app de la naviera enseña el programa del barco, pero no suele mostrar cuánto te cuesta cada escala ni cómo va el presupuesto global. En papel, calcular a mano el coste por persona, las horas en tierra y el total a bordo es lento y poco fiable. Con Excel:

Y como el libro funciona sin conexión, puedes consultarlo desde el móvil o el portátil en cualquier puerto; solo necesitas abrirlo con Excel o con una hoja de cálculo compatible. Si quieres montar la maleta con el mismo método, mira la lista de equipaje.

Cómo funciona por dentro

El archivo tiene cinco hojas visibles. Resumen guarda los datos del viaje, seis KPIs, el presupuesto por categoría con estado y dos gráficos. Itinerario calcula fecha, día, horas en puerto, hora límite de regreso, coste de excursiones y comidas con IF, WEEKDAY, MID y ROUND. Gastos a bordo multiplica precio por unidades y suma con SUMIF por categoría y método de pago. Checklist calcula la fecha límite restando días al embarque y avisa con TODAY. La hoja Instrucciones explica el uso y hay una hoja oculta de listas desplegables.

Dudas rápidas

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