Esta plantilla Excel de calculadora de gasolina y peajes te dice, antes y después de cada viaje, cuánto te cuesta realmente moverte en coche: litros de combustible, coste de la gasolina o el diésel, peajes, coste total y lo que le toca pagar a cada persona. Sirve para escapadas, vacaciones, desplazamientos al trabajo, visitas a la familia o para repartir gastos entre amigos sin discusiones.

El archivo incluye cinco hojas: Resumen con 6 KPIs y dos gráficos, Trayectos con 40 filas ya preparadas, Comparativa para simular una ruta con varios vehículos y contra el tren, el autobús o el avión, Ajustes con tus combustibles y vehículos e Instrucciones. Es una plantilla gratis, con ejemplos ficticios y fórmulas que puedes revisar y adaptar.

Qué hace esta calculadora y a quién le sirve

Calcular el coste de un viaje en coche parece sencillo hasta que mezclas ida y vuelta, un consumo que no recuerdas, un precio del litro que cambia cada semana y un peaje que pagas solo en un sentido. Esta plantilla recoge todos esos datos en un único sitio y los convierte en un número claro por trayecto.

Es útil para quien viaja a menudo y quiere saber cuánto gasta al año en desplazamientos, para familias que comparan coche frente a tren o avión, para grupos de amigos que necesitan repartir la gasolina y los peajes, y para quien tiene varios vehículos y duda de cuál le compensa más usar. No sustituye a una contabilidad profesional ni a la deducción fiscal de gastos de vehículo: es una herramienta orientativa para decidir mejor.

Cómo usar la calculadora en 7 pasos

Las celdas con fondo crema y texto azul son las que debes rellenar; las verdes se calculan solas y están protegidas (la hoja no tiene contraseña, puedes desbloquearla desde Revisar si quieres modificar fórmulas).

1. Abre la hoja Ajustes y escribe en B6:C10 el nombre y el precio por litro de cada combustible que uses (Gasolina 95, Diésel, GLP…).
2. En B14:D18 de la misma hoja anota tus vehículos: nombre, combustible (desplegable) y consumo en l/100 km. La columna E te muestra cuánto cuesta el combustible cada 100 km.
3. Ve a Trayectos y, desde la fila 7, escribe el nombre del viaje y elige el vehículo en el desplegable.
4. Indica los km de un solo sentido, marca Sí o No en «¿Ida y vuelta?», añade los peajes por sentido, las personas que viajáis y la fecha.
5. Lee a la derecha el resultado: km totales, litros, precio €/l, combustible, peajes, coste total, coste por persona y €/km. Las 40 filas ya llevan las fórmulas.
6. Para planificar un viaje futuro, abre Comparativa, rellena C5:C9 (km, ida y vuelta, peajes, personas y vehículo) y mira el coste con cada vehículo; el más barato se resalta en verde.
7. Termina en Resumen: cambia el año en C5 y revisa el coste total, el combustible, los peajes, los km, el coste medio por km y los gráficos.

Cómo se calcula cada resultado

No hay nada oculto: el coste del viaje sale de multiplicar kilómetros por consumo y por precio, y de sumarle los peajes. Esta tabla resume las fórmulas clave de la hoja «Trayectos»:

La técnica que sostiene todo es la búsqueda en tablas. Si quieres entenderla mejor, repasa nuestra guía de cómo usar BUSCARV en Excel. Y para que los totales por vehículo y por mes se calculen con condiciones, la plantilla usa SUMAR.SI.CONJUNTO y CONTAR.SI.CONJUNTO, de la misma familia que SUMAR.SI.

Ejemplo con números: el puente de abril en la costa

Una familia de 4 personas viaja en su SUV diésel (6,9 l/100 km). El destino está a 420 km, hacen ida y vuelta y pagan 31,45 € de peaje por sentido. Con el diésel a 1,49 €/l, la plantilla calcula:

Con los 12 viajes de ejemplo del archivo (6.210 km), el gasto anual sale en 960,61 €: 605,31 € de combustible y 355,30 € de peajes, una media de 0,155 € por kilómetro. El mes con más gasto es septiembre, con tres trayectos y 273,85 €, y la hoja Resumen lo marca en ámbar.

¿Coche, tren, autobús o avión? La hoja Comparativa

La hoja Comparativa responde a la pregunta de siempre antes de un viaje largo. En C5:C9 escribes los km de la ruta, si es ida y vuelta, los peajes, las personas y el vehículo con el que quieres comparar. La plantilla calcula el coste de la ruta con los cinco vehículos de Ajustes y resalta el más barato.

Debajo hay una segunda tabla donde introduces el precio del billete por persona de tren, autobús, avión o coche compartido. La plantilla lo multiplica por el número de viajeros, lo resta del coste del coche y te dice quién sale mejor. En el ejemplo (520 km, ida y vuelta, 4 personas) el SUV cuesta 169,92 €: gana al tren (272 €) y al avión (448 €), pero pierde frente al autobús (164 €) y al coche compartido (96 €).

Errores frecuentes al calcular el gasto en gasolina

Estos son los fallos que más distorsionan el resultado y cómo evitarlos con la plantilla:

Cómo calcular tu consumo real en l/100 km

El dato que más pesa en la plantilla es el consumo en litros cada 100 km. El ordenador de a bordo es una buena referencia, pero tiende a ser optimista. El método más fiable es el del depósito lleno a lleno:

1. Llena el depósito hasta el tope y pon a cero el cuentakilómetros parcial.
2. Conduce como lo harías normalmente durante varios días.
3. Vuelve a llenar hasta el tope y apunta los litros repostados y los km recorridos.
4. Divide los litros entre los km y multiplica por 100. Si echas 38 l tras 590 km, el consumo es 38 ÷ 590 × 100 = 6,4 l/100 km.
5. Escribe ese número en la columna de consumo de Ajustes y repite la medición cada pocos meses.

Si no quieres hacer la cuenta a mano, tampoco hace falta una fórmula compleja: es una división y una multiplicación. Para entender cómo se enlazan las celdas entre hojas, te ayudará leer sobre referencias absolutas y relativas en Excel.

Resumen anual, gráficos y personalización avanzada

La hoja Resumen filtra por el año de la celda C5 y muestra seis tarjetas: coste total, combustible, peajes, km recorridos, coste medio por km y número de trayectos. Debajo tienes el desglose por vehículo, el desglose por mes y dos gráficos: columnas con combustible y peajes por vehículo, y una línea con el coste total mensual. Para ver cómo se construyen, te servirá la guía de cómo hacer un gráfico en Excel.

Algunas ideas para adaptar la plantilla a tu caso:

1. Cambia el año en Resumen para guardar un libro por ejercicio o analizar el anterior sin perder datos.
2. Añade un vehículo sobrescribiendo una fila de Ajustes (B14:D18) y aparecerá en los desplegables, la comparativa y el resumen.
3. Pon el peaje a cero en rutas sin autopista y usa el campo «Personas» para repartir gastos entre amigos.
4. Usa el desplegable de «Comparativa» para simular una escapada antes de reservar y decidir si compensa ir en coche.
5. Ajusta el umbral ámbar de €/km (0,25 por defecto) desde Formato condicional si tus rutas son más caras o más baratas.

Las listas de vehículos, combustibles y «Sí/No» usan validación de datos; si quieres crear las tuyas, mira cómo funciona la validación de datos. Los colores de la comparativa y del mes más caro son formato condicional.

Qué incluye el archivo

El libro tiene cinco hojas. «Trayectos» registra 12 viajes de ejemplo con 40 filas preparadas y calcula km totales, litros, precio por litro, combustible, peajes, coste total, coste por persona y €/km con BUSCARV, SI, SI.ERROR y REDONDEAR. «Comparativa» simula una ruta con cada vehículo y la contrasta con tren, autobús o avión mediante INDICE y COINCIDIR. «Resumen» ofrece seis KPIs, totales por vehículo y por mes con SUMAR.SI.CONJUNTO, barras de datos y dos gráficos. «Ajustes» guarda combustibles y vehículos, e «Instrucciones» explica el uso.

Preguntas frecuentes

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